工作分析的每个阶段都易出现一定的问题,对于这些问题也有相应的解决方法,具体如下:
〔一)准备阶段
问题一:目的不明确。工作分析小组成员在进行工作分析前常常没有明确工作分析的目的,没有很好地理解工作分析的价值,轻过程重结果,为工作分析而工作分析,从而使得人力资源管理的这一核心技术流于形式、没有达到其应有的效果。
问题二:工作分析小组成员不稳定或被分析对象的不确定。在项白进行过程巾,工作分析小组成员或岗位对象发生变动,在离升或换人时工作文接不清楚,导致工作必须从头开始。
问题三:宣传不到位。由于宣传不到位,员工小知道工作说明书的作用,有些员工误认为工作说明书就是要“定员、定编”,出现员工不理解、术配合、不执行的情况。
因此,在工作分析开始前应做好以下工作:
1.明确工作分析的目的和意义:酒店首先要明确工作分析的目的,向员工宣传并与其达成共识;工作分析是为了使现有的工作内容和工作要求更加明确合理,以便制定切合实际的管理制度;工作分析能够帮助员工重新理解工作的价值和标准,能够帮助员工提高工作效能。
2.高层的支持和认可。在编写工作说明书之前,要和酒店的高层领导充分讨论,正确定位工作说明书的编写意义和价值,并取得领导对工作分析的理解、支持和认同,确保项目实施过程中,高层领导能率先树立岗位责任意识,对各项工作实行归口管理,改进管理方法。
3.加强工作分析小组的管理。酒店在确定工作分析项目小组成员后,首先要对小组成员进行工作分析,明确各自的分工、流程、时间表和阶段成果,并要求每个成员在工作中保留过程文档。工作分析小组应坚持每天开早会,反馈前一天的工作成效并陈述当天的工作计划。工作分析小组的负责人负责汇总小组成员每天的工作文档,以应对开展工作分析期间发生的人员调动情况,保证工作分析工作的有条不紊和信息来源的一致性。同时,工作分析小组最好每周举办项目交流会,以促进成员间的信息和经验共享,并不断调整工作分析的方式与方法。
4.争取各部门管理者和员工的参与配合。员工的主动参与是工作分析的关键。在编写工作说明书时,各部门的管理者和员工是主体,只有他们才最了解工作的实际情况。酒店人力资源部的任务是为各部门提供编写工作说明书的技术,并充分做好编写的准备工作。